Ah de mailbox, heel wat ondernemers (en werknemers) hebben er een haat-liefdeverhouding mee. Sterker nog, veel ondernemers als jij laten hun werkdag bepalen door hun mailbox. Daarmee houdt het medium je eigenlijk in een wurggreep en dat is een killer voor je productiviteit. Wil je af van de druk van je mailbox? Het kan, en het is makkelijker dan je denkt! Ik geef je 5 tips.
1. Gebruik je onderwerpregel correct en stuur powermails
De powermail is een e-mail die bestaat uit enkel een onderwerpregel gevolgd voor de afkorting EOM. EOM staat voor End Of Message en geeft aan de ontvanger aan dat de boodschap al in de onderwerpregel staat. Het voordeel hiervan is dat de ontvanger meestal sneller tot actie zal overgaan, omdat de boodschap vers in het geheugen zit.
Let op: stuur enkel powermails als de boodschap in 9 woorden of minder verpakt kan worden!
2. Werk met vier mappen in je inbox
Maak vier mappen in je inbox waar je binnenkomende mails in kan sorteren. Je hebt een map voor: doen deze week, later/misschien, wachten op en agenda. Wanneer je je mailbox opent kan je op deze manier je mails sorteren en hou je het overzicht.
3. Verwerk je mails één voor één
Begin met de oudste mail die je hebt ontvangen en werk zo toe naar de laatste nieuwe mail die je hebt ontvangen. Mails die je binnen de twee minuten kan beantwoorden of behandelen, verwerk je meteen. Mails waarvoor je meer tijd nodig hebt, sleep je naar de juiste map. Ten slotte plan je wekelijks een moment in om je actiemappen te bekijken en op te volgen.
4. Een systeem voor nieuwsbrieven
Nieuwsbrieven zijn interessant voor jou als ondernemer, zoals die van mij waarin je elke keer weer wat tips krijgt om productiever of efficiënter te werken. 😉 Maar ze zorgen wel voor extra belasting in je mailbox. Heb jij het gevoel dat je teveel nieuwsbrieven krijgt? Een snelle manier om uit te schrijven op nieuwsbrieven die je niet meer wil ontvangen is deze: filter je inbox op ‘unsubscribe’ en begin systematisch uit te schrijven op nieuwsbrieven die je niet langer interesseren.
Een andere optie is om een apart e-mailadres aan te maken waarmee je je inschrijft voor nieuwsbrieven. Zo mis je niets, maar blijft je professionele mailbox wel leeg!
5. Open je mailbox maximum 3 keer per week
Dit vinden veel ondernemers heel spannend! “Wat als ik een belangrijke mail mis?” krijg ik dan vaak als reactie. Ik kan je verzekeren dat je geen belangrijke mails zal missen. Als het écht dringend is, zullen ze je wel bellen. Probeer het eens een maand, je zal meer rust ervaren en al snel merken dat het niet nodig is om je mail dagelijks bij te werken!
Wil je liever helemaal niet meer bezig zijn met je mails? Of krijg je toch te veel mails om zelf te verwerken? Dan kan ik je bijstaan! Plan een mailbox op orde call nu in en we bekijken samen hoe jij uit de wurggreep van je mailbox kan ontsnappen!
Elke keer er iemand aan de telefoon zegt: ” ik stuurde je een mailtje” krijg je angstzweet.
Je misloopt kansen, helpt klanten te laat.
Of je hebt zelf geen rust omdat je tot ’s avonds laat je mails zit te beantwoorden, sorteren en je te frustreren.
Wel daar maken we NU samen een eind aan.
In het Baas over je mailbox traject gaan we samen gedurende 6 weken aan de slag!
Wil je meer weten?
Klik dan op onderstaande link!
